WhatsApp merupakan aplikasi pesan instan yang sangat populer, terutama di kalangan pelaku bisnis untuk berkomunikasi dengan pelanggan. Salah satu fitur unggulannya adalah kemampuan untuk mengatur pesan otomatis (WhatsApp otomatis) tanpa perlu menggunakan aplikasi tambahan.

Fitur ini memungkinkan Anda tetap menjangkau pelanggan meskipun sedang tidak memegang ponsel. WhatsApp otomatis akan mengirimkan balasan secara instan, bahkan saat Anda sedang offline. Dengan begitu, bisnis tetap bisa terhubung dengan pelanggan kapan saja, termasuk di luar jam operasional. Pelanggan pun tidak akan merasa diabaikan atau beralih ke kompetitor karena tidak mendapatkan respon.

Simak panduan lengkap tentang cara mengatur pesan otomatis di WhatsApp biasa maupun WhatsApp Business dalam artikel berikut!

Apa itu WhatsApp Otomatis?

WhatsApp Otomatis adalah fitur yang memungkinkan pengguna untuk mengirimkan balasan secara otomatis sesuai dengan kebutuhan bisnis. Balasan ini bisa berupa pesan sapaan, informasi harga produk, gambar produk, atau detail lain yang relevan.

Pesan otomatis akan dikirim secara instan kepada pelanggan berdasarkan pemicu atau pola yang telah ditentukan sebelumnya.

Saat tim customer support tidak tersedia, sistem auto-reply WhatsApp akan mengirimkan pesan pemberitahuan melalui fitur Away Message, sehingga pelanggan tetap mendapatkan informasi meskipun di luar jam operasional.

Baca Juga : 4 Cara Membuat Chatbot WhatsApp

Cara Membuat Pesan Otomatis di WhatsApp Biasa atau Pribadi

Berikut cara membuat pesan otomatis di WA biasa atau pribadi adalah:

Step 1. Pilih menu ‘Setelan’

Langkah pertama untuk mengaktifkan pesan otomatis di WhatsApp adalah membuka aplikasi WhatsApp Messenger. Selanjutnya, ketuk ikon tiga titik di pojok kanan atas, lalu pilih opsi ‘Setelan’ untuk mulai mengatur pesan otomatis.

Step 2. Atur pesan otomatis

Langkah berikutnya dalam mengatur pesan otomatis di WhatsApp adalah mengaktifkan berbagai jenis pesan balasan otomatis. Salah satunya adalah fitur “Send Away Message” yang memungkinkan pengiriman pesan di luar jam operasional.

Untuk mengaktifkannya, klik tombol yang terletak di bawah ikon tiga titik di pojok kanan atas. Jika tombol tersebut masih berwarna gelap, geser hingga berubah menjadi terang. Setelah menyala, berarti fitur pesan otomatis telah berhasil diaktifkan.

Step 3. Tulis isi pesan otomatis

Langkah selanjutnya dalam mengatur pesan otomatis di WhatsApp adalah menulis isi pesan yang akan dikirimkan. Untuk melakukannya, tekan ikon pensil, lalu ketik pesan otomatis sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda. Setelah selesai, tekan tombol ‘OK’ untuk menyimpan.

Pesan ini dapat berisi berbagai informasi penting, seperti jam operasional untuk fitur ‘Away Message’. Dengan begitu, pelanggan akan mengetahui bahwa Anda akan merespons mereka kembali saat jam operasional berlangsung.

Step 4. Atur jadwal pengiriman

Langkah berikutnya dalam mengatur pesan otomatis di WhatsApp adalah menentukan jadwal pengiriman. Terdapat tiga opsi yang bisa dipilih, yaitu “Selalu Kirim”, “Jadwal Khusus”, dan “Di luar jam kerja”.

Anda dapat menyesuaikan waktu pengiriman pesan otomatis sesuai dengan kebutuhan bisnis. Namun, sebelum itu, pastikan Anda telah mengatur jam operasional terlebih dahulu agar pesan terkirim pada waktu yang tepat.

Step 5. Pilih penerima pesan

Langkah terakhir adalah menentukan penerima pesan. Anda dapat memilih dari empat opsi, yaitu ‘semua orang,’ ‘kontak yang tidak ada di buku alamat,’ ‘semua kecuali kontak tertentu,’ atau ‘hanya kirim ke kontak tertentu.’ Setelah itu, klik ‘Simpan.’

Bagaimana Cara Membuat Pesan Balasan Otomatis di WhatsApp Business API?

Selain WhatsApp biasa, fitur pesan otomatis juga tersedia di WhatsApp Business API. Platform ini banyak dimanfaatkan oleh bisnis menengah dan besar untuk merespons pelanggan dengan lebih cepat.

Tidak seperti WhatsApp biasa yang memiliki batasan karakter dalam pesan otomatis, WhatsApp Business API memungkinkan Anda mengirim pesan tanpa batasan, termasuk menyesuaikannya dengan kebutuhan bisnis.

Berikut adalah langkah-langkah membuat pesan otomatis di WhatsApp Business API:

Step 1. Daftar ke Official Business Partner WhatsApp API

Langkah pertama untuk mengaktifkan pesan otomatis di WhatsApp adalah dengan mendaftarkan bisnis Anda melalui Official Business Partner WhatsApp API, seperti Lenna AI.

Lenna AI akan memfasilitasi proses pendaftaran bisnis Anda ke WhatsApp agar dapat memperoleh akses ke API WhatsApp Business.

Selain itu, Lenna AI juga siap mendampingi Anda dalam setiap tahap untuk mengoptimalkan fitur-fitur canggih WhatsApp API, termasuk sistem pesan otomatis.

Step 2. Ajukan Verifikasi Akun Facebook Business Manager

Langkah selanjutnya untuk membuat pesan otomatis di WhatsApp adalah melakukan verifikasi akun Facebook Business Manager.

Tak perlu khawatir, karena tim Lenna AI akan menangani seluruh proses pengajuan verifikasi untuk Anda. Anda hanya perlu menyiapkan beberapa informasi bisnis berikut:

• Nama bisnis
• Situs web
• Email bisnis
• SIUP/NIB/NPWP

Step 3. Lengkapi Profil WA Anda

Apakah akun WhatsApp Anda sudah terverifikasi? Jika sudah, kini saatnya memilih nomor yang akan digunakan sebagai akun WhatsApp Business. Pastikan nomor tersebut aktif, karena setelah dipilih, nomor tidak dapat diubah.

Selanjutnya, lengkapi profil dan informasi bisnis Anda, seperti katalog produk, lokasi usaha, alamat email, jam operasional, dan lainnya.

Sementara itu, tim Lenna AI akan membantu mengajukan centang hijau atau verifikasi resmi untuk akun WhatsApp bisnis Anda. Selain itu, Lenna AI juga siap mengintegrasikan WhatsApp Anda dengan aplikasi CRM dan sistem lainnya.

Step 4. Login ke Chat Panel

Untuk mengaktifkan pesan otomatis di WhatsApp, Anda perlu masuk ke chat panel Lenna AI menggunakan kredensial yang telah diberikan.

Perlu diketahui, akses yang diberikan berbeda untuk agen dan supervisor. Agen hanya dapat membalas pesan yang masuk, sedangkan supervisor memiliki kontrol lebih luas, termasuk memantau percakapan dan melakukan berbagai pengaturan.

Step 5. Buat Template Pesan Otomatis

Langkah selanjutnya dalam membuat WhatsApp bisnis balas otomatis adalah merancang alur percakapan. Anda dapat membuat template atau autoresponder yang akan secara otomatis menanggapi pertanyaan dari pelanggan.

Tak perlu khawatir, tim Lenna AI siap membantu Anda dalam menyusun sistem WhatsApp otomatis, termasuk pengaturan jam operasional, template pesan, dan penandaan (tags) dengan mudah.

Setelah selesai, Anda bisa mengirimkan template yang telah dibuat ke Panel Lenna AI untuk diproses lebih lanjut.

Step 6. Kirim Pesan WhatsApp

Langkah terakhir dalam mengirim pesan otomatis di WhatsApp adalah melakukan uji coba. Anda bisa mencoba mengirim pesan ke akun WhatsApp bisnis Anda seolah-olah sebagai pelanggan.

Tunggu beberapa saat untuk memastikan bahwa sistem mengirimkan balasan otomatis sesuai dengan yang telah Anda atur sebelumnya.

Jika balasan otomatis diterima, berarti fitur ini sudah siap digunakan untuk melayani pelanggan. Namun, jika tidak, periksa kembali pengaturannya atau hubungi tim Lenna AI untuk mendapatkan bantuan.

Apa Kelebihan WhatsApp Otomatis?

Penggunaan fitur WhatsApp otomatis membawa banyak keuntungan bagi bisnis. Berikut beberapa manfaat utama yang bisa Anda dapatkan:

1. Layanan Pelanggan 24/7

Dengan fitur autoresponder, setiap pesan dari pelanggan akan langsung dibalas secara otomatis, kapan pun mereka menghubungi. Pesan ini biasanya berisi jawaban atas pertanyaan umum yang sering diajukan, sehingga bisnis tetap bisa memberikan layanan terbaik meskipun tim customer service sedang tidak aktif.

2. Keamanan Terjamin

WhatsApp dilengkapi dengan sistem keamanan end-to-end encryption, yang memastikan semua pesan yang dikirim dan diterima tetap bersifat pribadi. Hanya pengirim dan penerima yang bisa membaca isi pesan, sehingga keamanan komunikasi bisnis lebih terjaga.

3. Meningkatkan Hubungan dengan Pelanggan

WhatsApp autoresponder membantu menciptakan interaksi yang lebih responsif dan personal. Dengan fitur seperti greeting message, bisnis dapat memberikan pengalaman yang lebih ramah dan membangun hubungan yang lebih baik dengan pelanggan.

4. Mengumpulkan Umpan Balik

Fitur auto-reply di WhatsApp bisa digunakan untuk mengumpulkan feedback dari pelanggan. Umpan balik ini dapat membantu bisnis dalam memahami kebutuhan pelanggan dan menyusun strategi yang lebih efektif untuk pengembangan bisnis.

5. Meningkatkan Penjualan

Dengan sistem balasan otomatis, pelanggan bisa mendapatkan rekomendasi produk atau solusi tanpa harus menunggu respon dari tim CS. Hal ini meningkatkan customer experience, memperkuat reputasi bisnis, dan berpotensi meningkatkan jumlah penjualan.

Dapatkan WhatsApp Otomatis Terbaik untuk Bisnis Anda Sekarang!

Ada dua metode yang bisa Anda gunakan untuk mengaktifkan fitur WhatsApp otomatis, yaitu melalui WhatsApp biasa dan WhatsApp API. Keduanya memiliki kelebihan dan kekurangan masing-masing. Salah satu keterbatasan WhatsApp biasa adalah jumlah karakter pesan yang terbatas. Hal ini bisa menjadi kendala bagi bisnis yang ingin memberikan informasi secara lebih detail kepada pelanggan.

Sementara itu, WhatsApp Business API menawarkan kebebasan dalam menulis pesan tanpa batasan karakter. Selain itu, API WhatsApp juga dilengkapi dengan berbagai fitur canggih yang dapat membantu bisnis dalam meningkatkan layanan dan efisiensi operasional. Jika Anda mencari solusi terpercaya, Lenna AI adalah salah satu official business partner WhatsApp API di Indonesia yang sudah tersertifikasi ISO 27001. Keamanan data pelanggan Anda pun terjamin.

Lenna AI telah membantu lebih dari 500 bisnis di Indonesia dalam mengembangkan layanan mereka. Jadi, saatnya beralih ke solusi yang lebih canggih dan efektif!

Baca Juga : 13 Strategi WhatsApp Marketing 2024