Tahukah Anda bahwa penggunaan tools customer service yang tepat dapat membantu bisnis memenuhi ekspektasi pelanggan terhadap kualitas layanan? Seiring perkembangan dunia bisnis, standar dan harapan pelanggan pun terus meningkat.
Pelanggan saat ini mengharapkan respons yang cepat, proses yang praktis, serta informasi yang transparan. Untuk memenuhi ekspektasi tersebut, bisnis perlu dilengkapi dengan tools customer service online agar tidak kehilangan pelanggan.
Pada pembahasan berikut, kami akan mengulas lebih dalam mengenai customer support tools, sekaligus merekomendasikan 10 tools customer service terbaik di Indonesia yang dapat Anda pertimbangkan.
Apa itu Tools untuk Customer Service?
Customer service tools adalah perangkat lunak yang membantu tim layanan pelanggan dalam mencatat, mengelola, memprioritaskan, serta menanggapi dan menyelesaikan permintaan pelanggan secara terstruktur dan efisien.
Customer service online tools bekerja dengan sistem terpusat, sehingga seluruh aktivitas layanan pelanggan dapat diatur, dipantau, dikelola, dan dianalisis dalam satu platform. Sebaliknya, penggunaan alat yang tidak efisien seperti spreadsheet atau inbox bersama sering kali menimbulkan kebingungan dan berujung pada manajemen layanan pelanggan yang kurang optimal.
Pada level paling dasar, customer support online menyediakan sistem ticketing yang mengumpulkan seluruh percakapan pelanggan dari berbagai channel ke dalam satu tempat, sehingga tim customer service dapat memberikan layanan yang lebih terstruktur dan meningkatkan customer experience.
Baca Juga : Telemarketing : Pengertian, Manfaat, Tugas, Kemampuan, Jenis-jenis dan Contoh
Bagaimana Cara Memilih Customer Service Tools yang Tepat untuk Bisnis?
Ada berbagai hal yang dapat Anda pertimbangkan untuk memilih customer service tools terbaik untuk bisnis Anda. Beberapa di antaranya adalah sebagai berikut:
1. Ukuran tim CS
Dalam memilih tools customer service, penting untuk menyesuaikannya dengan skala tim Anda. Bisnis dengan tim kecil umumnya cukup menggunakan sistem ticketing dasar, sedangkan bisnis berskala besar membutuhkan fitur yang lebih kompleks seperti integrasi sistem, kolaborasi tim, dan manajemen tiket lanjutan.
2. Kemudahan penggunaan
Selain ukuran tim, Anda juga perlu mempertimbangkan kemudahan penggunaan customer service tools. Alat atau perangkat dengan interface yang user-friendly akan membuat proses layanan pelanggan Anda menjadi lebih mudah dan cepat.
Selain itu, Anda juga tidak membutuhkan banyak pelatihan dan konfigurasi untuk menyesuaikannya.
3. Fitur
Setiap tools customer service memiliki ragam fitur yang berbeda. Ada yang hanya menyediakan fungsi dasar, sementara lainnya menawarkan fitur yang lebih lengkap untuk mendukung kinerja tim secara menyeluruh.
Untuk itu, Anda dapat menyesuaikan fitur yang Anda inginkan dengan kebutuhan layanan pelanggan Anda.
4. Integrasi
Pertimbangan berikutnya adalah kemampuan integrasi yang baik. Apakah integrasi penting untuk tools customer service? Jawabannya tentu saja penting. Mengapa demikian?
Dengan fitur integrasi, customer service tools dapat terhubung langsung dengan berbagai sistem pendukung bisnis lainnya, seperti CRM, omnichannel, media sosial, dan platform digital lain untuk mendukung operasional bisnis secara menyeluruh.
5. Harga
Kemudian, yang tak kalah penting dari semua aspek di atas adalah harga. Sebagai pebisnis, sangat penting untuk mengatur pengeluaran dan pemasukan dengan baik.
Jangan sampai Anda memilih alat yang terlalu mahal namun tidak memberikan manfaat untuk bisnis Anda. Sederhananya, apa yang Anda keluarkan harus sesuai dengan apa yang Anda dapatkan.
Dalam hal ini, Anda bisa menyesuaikan harga tools customer service sesuai dengan budget bisnis Anda.
Baca Juga : 10 Customer Insight Tools Terbaik untuk Analisis Pelanggan Secara Mendalam
Rekomendasi Tools untuk Customer Service Terbaik di Indonesia
1. Lenna AI
- Lenna AI merupakan salah satu platform customer service dan CRM berbasis AI terbaik di Indonesia yang dirancang untuk membantu bisnis memberikan layanan pelanggan yang cepat, terintegrasi, dan terukur. Keunggulan Lenna AI terletak pada kelengkapan fiturnya yang mendukung operasional customer service, sales, dan telesales dalam satu sistem terpadu, di antaranya:
- Web & Mobile Access
Lenna AI dapat diakses melalui browser maupun perangkat mobile, memungkinkan tim customer service dan sales tetap produktif dari mana saja tanpa bergantung pada satu perangkat tertentu. - CRM Terintegrasi
Lenna AI telah terhubung langsung dengan sistem CRM, sehingga agent dapat melihat data pelanggan, histori interaksi, dan status leads secara real-time saat berkomunikasi. Hal ini membuat pelayanan menjadi lebih personal dan kontekstual. - PBX & Call Center System
Dilengkapi dengan sistem PBX dan call center modern yang membantu perusahaan mengelola panggilan masuk dan keluar secara efisien sekaligus menekan biaya operasional. - Agent Routing Otomatis
Lenna AI mampu mendistribusikan chat atau panggilan secara otomatis ke agent yang paling sesuai berdasarkan aturan yang ditentukan, sehingga waktu respons lebih cepat dan beban kerja agent lebih merata. - Customization yang Fleksibel
Tampilan dashboard, alur CRM, hingga pipeline penjualan dapat dikustomisasi sesuai kebutuhan dan proses bisnis masing-masing perusahaan, tanpa mengganggu sistem yang sudah berjalan. - 360° Customer View & Analytical Reporting
Lenna AI menyajikan tampilan pelanggan secara menyeluruh, mulai dari histori percakapan, aktivitas sales, hingga status pipeline. Didukung laporan dan analitik visual untuk membantu manajemen memantau performa dan mengambil keputusan berbasis data. - Sales Pipeline & Performance Monitoring
Visualisasi pipeline penjualan membantu tim melacak setiap tahap proses bisnis dan peluang yang sedang berjalan, sehingga risiko kehilangan leads dapat diminimalkan. - KPI Tracking & Task Management
Fitur pelacakan KPI dan manajemen tugas memungkinkan perusahaan menetapkan indikator kinerja yang dapat disesuaikan sepenuhnya, membantu tim bekerja lebih fokus dan terukur. - WhatsApp & Omnichannel Integration
Lenna AI terintegrasi dengan WhatsApp Business dan berbagai channel omnichannel lainnya seperti media sosial, webchat, e-commerce, hingga VOIP call center, sehingga seluruh percakapan pelanggan tersimpan dalam satu dashboard terpusat. - Dedicated Support
Setiap pengguna Lenna AI mendapatkan dukungan support khusus dari tim profesional, dengan skema harga yang kompetitif dan transparan untuk berbagai skala bisnis.
2. Zendesk
Customer service tools Zendesk membantu tim layanan pelanggan dalam menciptakan pengalaman pelanggan yang lebih baik dan konsisten. Melalui platform ini, kolaborasi antar tim menjadi lebih terstruktur dan efisien, sehingga setiap permintaan pelanggan dapat ditangani dengan cepat dan relevan.
Zendesk juga memungkinkan bisnis memberikan respons yang personal di berbagai channel komunikasi, serta mudah digunakan dan disesuaikan untuk kebutuhan bisnis dari skala kecil hingga enterprise.
3. Hootsuite
Tools customer service Hootsuite membantu tim layanan pelanggan tetap terhubung dan responsif terhadap pelanggan di berbagai platform digital. Melalui satu dashboard berbasis web yang aman, tim dapat menjadwalkan serta mengelola konten di berbagai media sosial secara terpusat.
Dashboard ini dapat dikustomisasi sesuai kebutuhan perusahaan dan dilengkapi dengan insight bisnis yang dapat diakses oleh seluruh tim. Selain itu, Hootsuite juga menyediakan fitur penyaringan berdasarkan kata kunci, hashtag, dan lokasi untuk memudahkan pemantauan percakapan pelanggan.
4. Help Scout
Help Scout adalah customer service tool yang dapat membantu Anda untuk memberikan dukungan pelanggan dengan lebih mudah dan kuat.
Selain itu, customer service tools Help Scout juga dilengkapi dengan fitur seperti shared inbox, reporting, knowledge base, live chat, dan messages yang dapat memaksimalkan layanan pelanggan Anda.
5. Olark Live Chat
Customer service tools Olark adalah perangkat lunak yang berfokus pada layanan live chat, sejalan dengan kebutuhan pelanggan yang semakin tinggi untuk berkomunikasi secara real-time dengan tim customer service.
Melalui Olark, bisnis dapat menyesuaikan tampilan kotak chat sekaligus mengatur alur percakapan agar pelanggan terdorong untuk berinteraksi sesuai workflow yang telah dirancang.
Personalisasi tidak hanya terbatas pada desain visual, tetapi juga mencakup penggunaan bahasa dan avatar, sehingga percakapan terasa lebih alami dan menyerupai interaksi manusia.
6. Jira Service Desk
Jira Service Desk memungkinkan pengguna untuk mengajukan laporan bug maupun permintaan fitur secara terstruktur. Melalui platform ini, tim customer service dan tim pengembang dapat berkolaborasi langsung dengan memberikan komentar pada setiap tiket serta menerima notifikasi setiap kali terjadi pembaruan.
Secara keseluruhan, Jira Service Desk menjadi wadah kolaborasi antara layanan pelanggan dan tim produk, sehingga proses penanganan masalah menjadi lebih efisien dan bernilai bagi bisnis.
7. Slack
Slack adalah customer service tools yang memudahkan karyawan internal memperoleh dukungan dari tim TI atau HR tanpa proses yang rumit, langsung melalui platform komunikasi yang sudah mereka gunakan sehari-hari.
Dengan integrasi ke berbagai aplikasi pendukung, Slack membantu tim customer service berkolaborasi secara lebih efektif dalam menangani tiket, sehingga penyelesaian masalah dapat dilakukan lebih cepat dan efisien.
8. Sprout Social
Sprout Social adalah customer support tools yang menggabungkan alat pemantauan, keterlibatan, penjualan, dukungan, dan pemasaran melalui media sosial. Customer service tools ini mencegah terputusnya komunikasi atau alur kerja antara tim media sosial dan tim dukungan sosial.
9. Nicereply
Nicereply merupakan customer service tools yang dirancang untuk membantu bisnis mengumpulkan feedback pelanggan secara tepat waktu dan terstruktur. Platform ini memungkinkan Anda membuat survei kepuasan pelanggan yang dapat disesuaikan dengan identitas visual perusahaan, sekaligus mengatur pertanyaan sesuai tujuan dan kebutuhan bisnis.
Selain itu, Nicereply dilengkapi dengan fitur analitik yang komprehensif untuk membantu bisnis memahami insight dari pelanggan secara lebih mendalam, serta mendukung integrasi dengan berbagai software layanan pelanggan lainnya.
10. Vanilla
Vanilla merupakan sebuah customer support tools yang berbentuk forum komunitas yang menghubungkan pelanggan Anda satu sama lain. Mereka dapat berbagi testimoni dan pengetahuan mengenai produk atau jasa Anda.
Namun, Vanilla bukan forum komunitas biasa, namun sebuah customer service online yang memiliki banyak fitur luar biasa, seperti: mengendalikan berbagai jenis diskusi, mendorong adanya interaksi, membatasi spam atau pengguna yang menggunakan kata kasar/tidak pantas, dan sebagainya.
Baca Juga : Efektif! Ini Cara Menangani Keluhan Pelanggan dengan Cepat
Dapatkan Tools untuk Customer Service Terbaik untuk Bisnis Anda Sekarang!
Dengan memanfaatkan customer service tools yang tepat, perusahaan dapat meringankan beban kerja tim customer service sekaligus meningkatkan efisiensi operasional. Proses yang sebelumnya manual dan memakan waktu kini dapat dikelola secara otomatis, lebih terstruktur, dan lebih hemat biaya. Dampaknya, kualitas layanan pelanggan meningkat dan pengalaman pelanggan menjadi lebih konsisten di berbagai channel.
Ketika layanan pelanggan berjalan lebih cepat dan responsif, bisnis dapat membangun hubungan jangka panjang yang lebih kuat dengan pelanggan. Customer relationship yang terjaga dengan baik inilah yang pada akhirnya berkontribusi langsung pada peningkatan loyalitas, retensi, dan pendapatan bisnis secara berkelanjutan.
Untuk mewujudkan hal tersebut, Anda dapat menggunakan CRM Lenna AI sebagai solusi customer service yang terintegrasi. Lenna AI menyediakan platform CRM yang membantu mengelola percakapan pelanggan, data, dan performa tim dalam satu dashboard terpadu—bahkan dapat Anda mulai secara gratis.
Sebagai official WhatsApp Business Partner, Lenna AI juga memudahkan bisnis Anda mendapatkan WhatsApp Business API untuk mendukung strategi omnichannel customer service. Dengan integrasi WhatsApp, channel digital, hingga software call center yang lengkap, Lenna AI membantu bisnis memberikan layanan pelanggan yang lebih profesional dan terukur.
Jangan biarkan peluang meningkatkan kualitas layanan pelanggan terlewat begitu saja. Jika Anda ingin mengetahui lebih lanjut atau berkonsultasi mengenai solusi customer service dan CRM dari Lenna AI, tim kami siap membantu Anda kapan pun dibutuhkan.
Baca Juga : CRM Lenna AI: Solusi CRM Berbasis AI untuk Telesales & Penjualan yang Lebih Terukur